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Geschäftsordnung des Österreichischen Filminstituts

gemäß Aufsichtsratsbeschluss vom 5. Dezember 2017

I. Allgemeine Bestimmungen

  1. Rechtsgrundlage

In § 4 Filmförderungsgesetz (in der Fassung BGBl. I Nr. 81/2014, im Folgenden „FFG“ bezeichnet) werden die Organe des Filminstituts abschließend aufgezählt. Es sind dies der Aufsichtsrat, die Projektkommission und die*der Direktor*in. Gemäß § 5 Abs. 8 lit. a) FFG hat der Aufsichtsrat eine Geschäftsordnung für diese Organe festzulegen.

  1. Verschwiegenheitspflicht

Die Mitglieder der Organe des Filminstituts einschließlich der ständigen oder anlassbedingt beigezogenen Expert*innen sind verpflichtet, die ihnen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit bekannt gewordenen Tatsachen, außer in den Fällen dienstlicher Berichterstattung oder der Anzeige strafbarer Handlungen, geheim zu halten und sich der Verwertung der ihnen zur Kenntnis gelangten Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie des ihnen zur Kenntnis gelangten geistigen Eigentums zu enthalten.

  1. Verpflichtung zur gewissenhaften und unparteiischen Ausübung der Funktionen („compliance“)

Die Mitglieder der Organe des Filminstituts dürfen bei ihren Entscheidungen keine eigenen Interessen oder die Interessen ihnen persönlich oder beruflich nahe stehender Personen oder Unternehmen verfolgen. Sie haben ihre Funktionen gewissenhaft und unparteiisch auszuüben und dabei die Interessen und Zielsetzungen der Filmförderung zu verfolgen. Die Mitglieder der Organe des Filminstituts dürfen durch ihre Entscheidung­en und ihr Verhalten keinen unmittelbaren beruflichen oder finanziellen Vorteil erzielen. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung der Funktion weiter.

  1. Ausgeschlossenheit und Befangenheit

1. Die Mitglieder der Organe sind in eigenen Angelegenheiten, in Angelegen­heiten naher Angehöriger (§ 36a AVG) und in Angelegenheiten von juristischen Personen, bei denen sie vertretungsbefugt sind, von ihrer Funktion ausgeschlossen. Ausschließungsgründe sind unverzüglich offen zu legen. Die Teilnahme eines ausgeschlossenen Mitglieds an der Diskussion, Beratung oder Abstimmung zum betreffenden Antrag oder Tagesordnungs­punkt ist unzulässig.

2. Befangenheit liegt vor, wenn ein Mitglied von der Bewilligung oder Ablehnung eines Antrages beruflich, finanziell oder persönlich profitiert. Sollte aufgrund eines unmittelbaren beruflichen oder persönlichen Naheverhältnisses zu einer*einem Antragsteller*in oder aufgrund eines wesentlichen Interessens­konflikts der Anschein von Befangenheit entstehen können, so sind diese Befangenheitsgründe unverzüglich offen zu legen. Ob eine Befangenheit vorliegt, ist vom jeweiligen Organ beschlussmäßig festzustellen. Besteht bei einem Mitglied eine Befangenheit, so ist die Teilnahme des Mitglieds an der Diskussion, Beratung oder Abstimmung zum betreffenden Antrag oder Tagesordnungspunkt unzulässig.

  1. Bundes Public Corporate Governance Kodex (B-PCGK)

Der von der Bundesregierung beschlossene Bundes Public Corporate Governance Kodex (B-PCGK) enthält die Grundsätze der Unternehmens- und Beteiligungsführung im Bereich des Bundes. Das Österreichische Filminstitut ist ein Unternehmen des Bundes im Sinne der Definition des B-PCGK, allerdings ergeben sich bei der Umsetzung durch die im Filmförderungsgesetz normierten Bestimmungen Besonderheiten und Abweichungen. Der B-PCGK ist nach dessen Punkt 4.1. nur anzuwenden, soweit zwingend anzuwendende gesetzliche Bestimmungen nicht entgegenstehen. In diesem Sinne wird festgehalten, dass das Filminstitut den B-PCGK zu beachten hat, das Filmförderungsgesetz aber vorgeht. Zu den Pflichten nach B-PCGK gehört auch der jährliche Corporate Governance Bericht, der auch auf den Webseiten des ÖFI zu veröffentlichen ist.

II. Aufsichtsrat

  1. Zusammensetzung

Der Aufsichtsrat besteht aus

a) einer*einem von der*dem Bundeskanzler*in zu bestellenden Vorsitzenden, einer*einem weiteren Vertreter*in des Bundeskanzleramts Österreich und je einer*einem Vertreter*in des Bundesministeriums für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft, des Bundesministeriums für Finanzen sowie der Finanzprokuratur,

b) je einer*einem Vertreter*in der Gewerkschaft Kunst, Medien, Sport und freie Berufe und der Wirtschaftskammer Österreich, Fachverband der Audiovisions- und Filmindustrie,

c) fünf fachkundigen Vertreter*innen des österreichischen Filmwesens, die über eine maßgebliche Praxiserfahrung verfügen und aus den Bereichen Produktion, Regie, Drehbuch und Vermarktung kommen.

2.
Darüber hinaus hat die*der Vorsitzende die Möglichkeit, maximal fünf Personen aus dem Bereich des Filmwesens als ständige Expert*innen zu den Aufsichtsratssitzungen (ohne Stimmrecht) regelmäßig zur Beratung beizuziehen. Dabei ist insbesondere eine Vertretung des ORF zu berücksichtigen. Die ständigen Expert*innen sind wie die (ordentlichen) Mitglieder des Aufsichtsrates auf der Homepage des Filminstituts oder auf andere geeignete Weise bekannt zu machen.

  1. Bestellung

1. Die in Punkt 1 lit. a) genannten Mitglieder sind von den zuständigen Bundesminister*innen zu entsenden. Die in Punkt 1 lit. b) und c) bezeichneten Vertreter*innen sind von der*dem Bundeskanzler*in zu ernennen; und zwar die in Punkt 1 lit. b) angeführten Vertreter*innen auf Vorschlag der in diesen Bestimmungen genannten Rechtsträger. Vor der Ernennung der Vertreter*innen gemäß Punkt 1 lit. c) haben die allgemein anerkannten Interessensgemeinschaften des Filmwesens jeweils drei fachkundige Vertreter*innen namhaft zu machen, wobei Dach­organisationen ihre Einzelverbände vertreten. Die*der Bundeskanzler*in hat rechtzeitig vor Ablauf der Funktionsperiode oder unverzüglich nach Ausscheiden eines Mitgliedes gemäß Punkt 5 zur Ausübung des Entsende­rechtes, des Vorschlagsrechtes oder zur Namhaftmachung aufzufordern. Wird binnen zwei Monaten nach Aufforderung durch die*den Bundes­kanzler*in das Entsenderecht oder das Vorschlagsrecht nicht ausgeübt oder werden keine fachkundigen Vertreter*innen namhaft gemacht, so verringert sich auf die Dauer der Nichtausübung die Mitgliederzahl des Aufsichtsrates um die Anzahl der nicht entsandten, nicht zur Ernennung vorgeschlagenen Mitglieder oder der nicht namhaft gemachten fach­kundigen Vertreter*innen.

2. Bei der Entsendung und Ernennung der Mitglieder des Aufsichtsrats ist für ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis zu sorgen.

  1. Vorsitz / Stellvertretung

Im Falle der Verhinderung der*des Vorsitzenden ist das zweite von der*dem Bundeskanzler*in entsendete Mitglied erste*r Stellvertreter*in, eines der von der*dem Bundesminister*in für Finanzen entsendeten Mitglieder zweite*r Stellvertreter*in und das von der*dem Bundesminister*in für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft entsendete Mitglied dritte*r Stellvertreter*in. Die*der Vorsitzende oder deren*dessen Stellvertreter*innen haben insbesondere die Rechte und Pflichten des Filminstitutes als Arbeitgeber gegenüber der*dem Direktor*in wahrzunehmen.

5. Dauer der Bestellung / Enthebung

1. Die Mitglieder des Aufsichtsrates werden jeweils für einen Zeitraum von drei Jahren bestellt; Wiederbestellungen sind zulässig. Im Falle des Ausscheidens eines Aufsichtsratsmitglieds ist das neue Mitglied für die restliche Dauer der Funktionsperiode zu bestellen. Ein Mitglied des Aufsichtsrates ist vorzeitig von seiner Funktion zu entheben, wenn

a) ein Mitglied gemäß Punkt 1 lit. b) und c) dies beantragt,
b) das Mitglied aufgrund einer schweren, dauerhaften Erkrankung nicht mehr in der Lage ist, die Funktion auszuüben,
c) das Mitglied sich einer groben Pflichtverletzung schuldig macht oder
d) jene Stelle, auf deren Vorschlag das Mitglied bestellt wurde, die Enthebung beantragt.

2. Die Enthebung der Mitglieder gemäß Punkt 1 lit. a) erfolgt durch die*den jeweils zuständige*n Bundesminister*in. Die übrigen Mitglieder werden von der*dem Bundeskanzler*in enthoben, wobei im Falle von Mitgliedern gemäß Punkt 1 lit. b) und c vor der Enthebung die vorschlagende oder die namhaftmachende Stelle zu hören ist.

  1. Einberufung von Sitzungen / Tagesordnung

1. Die Sitzungen des Aufsichtsrates sind von der*dem Vorsitzenden schriftlich, mittels Telekopie oder auf andere, einen Empfangsnachweis sicherstellende, technische Art mindestens halbjährlich, ferner über Antrag der*des Direktor*in oder eines in Abs. 1 lit. a genannten Mitgliedes oder über Antrag von fünf in Abs. 1 lit. b und c genannten Mitgliedern, unter Bekanntgabe der Tages­ordnung nachweislich einzuberufen. Zwischen der Einberufung der Sitzung und dem Tag der Sitzung muss, außer bei Gefahr in Verzug, ein Zeitraum von mindestens zwei Wochen liegen. In begründeten Ausnahmefällen sind Rundlauf­beschlüsse zulässig.

2. Die Sitzungen, die im Regelfall im Filminstitut abzuhalten sind, können von der*dem Vorsitzenden auch mittels E-Mail (mit pdf-Dokument) oder telefonisch gegen nachträgliche schriftliche Bestätigung unter Angabe der Zeit, des Ortes und der Tagesordnung einberufen werden.

3. Zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sind die dafür erforderlichen schriftlichen Unterlagen so rechtzeitig zur Verfügung zu stellen, dass eine ausreichende Meinungsbildung vor der Beschlussfassung möglich ist.

4. Unter der Voraussetzung, dass ausreichende schriftliche Entscheidungs­grundlagen vorliegen, kann in dringenden Fällen ohne die Abhaltung einer Sitzung eine Beschlussfassung auf schriftlichem Weg herbei­geführt werden (Rundlaufbeschluss). Dazu ist von der*dem Vorsitzenden oder in deren*dessen Auftrag von der*dem Direktor*in per E-Mail (mit pdf-Dokument), per Telefax oder einer sonstigen nachweislichen Verständigung jedenfalls allen stimmberechtigten Aufsichtsratsmitgliedern

– eine Beschlussfassung ohne Abhaltung einer Sitzung vorzuschlagen,

– unter Beifügung der erforderlichen Informationen und allfälliger schriftlicher Unterlagen ein konkreter Vorschlag zur Abstimmung zu bringen und

– eine von der*dem Vorsitzenden festgelegte, datumsmäßige Frist für das Einlangen der Antworten beim Filminstitut mitzuteilen. Die Antwortfrist soll außer bei besonderen Notfällen eine Woche nicht unter­schreiten, muss aber zumindest 3 Werktage betragen.

Die Stimmabgabe kann schriftlich, telegrafisch oder mittels Telefax oder E-Mail mit Empfangsbestätigung erfolgen. Eine telefonische Abstimmung ist ebenfalls zulässig, jedoch unverzüglich schriftlich zu bestätigen. Widerspricht ein stimmberechtigtes Aufsichtsratsmitglied der schriftlichen Beschlussfassung, so ist die Beschlussfassung ohne Sitzung nicht zulässig und der Gegenstand wenn nötig auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung zu setzen.

Bei der Abstimmung in der Sache selbst ist die Stimmabgabe von 2/3 der stimmberechtigten Mitglieder, unter diesen jene der*des Vorsitzenden, bei deren*dessen Verhinderung die ihres*seines Stellvertreter*in und eine qualifizierte Mehrheit von 2/3 der abgegebenen Stimmen erforderlich. Bis zum Ablauf der Antwortfrist kann die abgegebene Stimme geändert werden.

Über angenommene Rundlaufbeschlüsse ist in der nächsten Aufsichtsrats­sitzung kurz zu berichten.

Beschlussfassungen gemäß § 5 Abs. 8 lit. a), b), c), f) und g) sowie § 6 Abs. 7 FFG sind vom Rundlaufverfahren ausgeschlossen.

7. Beschlussfassung

Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder ordnungsgemäß einberufen wurden und mehr als die Hälfte der Mitglieder – darunter die Vorsitzende/der Vorsitzende oder eine/einer ihrer/seiner Stellvertreterinnen/Stellvertreter – anwesend sind. Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit, wobei das Stimmrecht persönlich auszuüben und Stimmenthaltung unzulässig ist. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme der/des den Vorsitz Führenden den Ausschlag. Gegen die Mehrheit der in Punkt 1 lit. a) genannten Mitglieder sind Beschlussfassungen gemäß § 5 Abs. 8 lit. a), b), c), f) und g) sowie gemäß § 6 Abs. 7 FFG unzulässig.

  1. Ruhen der Funktion

Die Funktion eines Aufsichtsratsmitgliedes ruht bei Beratungen und Beschluss­fassungen über Tagesordnungspunkte,
a) die im Zusammenhang mit der Förderung eines Vorhabens stehen, für die das Mitglied selbst oder eine juristische Person, deren Organ oder Mitarbeiter*in das Mitglied ist, als Förderungswerber*in auftritt oder
b) bei denen wirtschaftliche Interessen des Mitgliedes berührt werden.

Im Übrigen gelten die in Punkt I. 3. und I. 4. angeführten Regelungen zu Compliance, Ausgeschlossenheit und Befangenheit.

  1. Aufgaben

Dem Aufsichtsrat obliegen folgende Aufgaben:

a) Die Festlegung der Geschäftsordnung für die Organe des Filminstituts,
b) die Festlegung der Richtlinien für die Gewährung von Förderungen,
c) die Genehmigung des Jahresvoranschlages, insbesondere der budgetären Gewichtung der einzelnen Förderungsbereiche, einschließlich des Stellenplanes und des Rechnungsabschlusses,
d) die Genehmigung der Gewährung von Förderungen, deren Förderungssumme bei Förderungen nach dem Projektprinzip im Einzelfall 10 vH, bei Kumulation von Förderungen nach dem Erfolgsprinzip und dem Projektprinzip im Einzelfall 15 vH der im jeweiligen Jahresvoranschlag ausgewiesenen Förderungsmittel übersteigt,
e) die Genehmigung des Widerrufes einer bereits gewährten Förderung,
f) die Genehmigung des Abschlusses von Rechtsgeschäften, die eine dauernde oder mehrjährige finanzielle Belastung des Filminstituts zur Folge haben, sowie die Genehmigung einer unbefristeten Vollmacht, für das Filminstitut zu handeln,
g) die Genehmigung des Verzichtes auf Forderungen,
h) die Genehmigung von Angelegenheiten des Filminstitutspersonals betreffende Rechtshandlungen, soweit sich der Aufsichtsrat diese vorbehalten hat,
i) die Erstellung von Vorschlägen zur Bestellung der Direktorin*des Direktors,
j) die laufende Überwachung und Überprüfung der Tätigkeit der Direktorin*des Direktors und der Projektkommission,
k) die Beschlussfassung über den von der*dem Direktor*in jährlich gemäß § 7 Abs. 4 lit. h) vorzulegenden Tätigkeitsbericht und
l) die jährliche Evaluierung der Förderungsziele anhand des Berichts gemäß § 7 Abs. 4 lit. i) zum künstlerischen und wirtschaftlichen Erfolg der geförderten Filme,
m) die Genehmigung der Beiziehung von sachkundigen Dritten durch die*den Direktor*in zur Vorbereitung und Erfüllung ihrer*seiner Aufgaben.

In den Fällen des § 5 Abs. 8 lit. d) und e) FFG hat der Aufsichtsrat der*dem Förderungswerber*in eine schriftliche Begründung für die Gewährung bzw. den Widerruf der Gewährung zu geben, die auch im Tätigkeitsbericht aufzunehmen ist.

  1. Protokoll

1. Über die Beratungen und Beschlüsse des Aufsichtsrates ist ein Protokoll zu führen, das von der*dem Vorsitzenden und einer*einem von ihr*ihm zu bestellenden Schriftführer*in zu unterfertigen ist.

2. Das Protokoll hat in Form eines Ergebnisprotokolls geführt zu werden, das Zeit und Ort der Sitzung, die Namen der Anwesenden, die Tagesordnung, den wesentlichen Verlauf der Sitzung, die gefassten Beschlüsse im Wortlaut und das Abstimmungsergebnis zu enthalten hat.

3. Im Falle nicht einstimmiger Beschlüsse sind die in der Minderheit gebliebenen Aufsichtsratsmitglieder auf deren Verlangen hin namentlich festzuhalten und ihre Wortmeldungen wörtlich zu protokollieren.

4. Das Protokoll ist jedem Aufsichtsratsmitglied nach der Sitzung in Abschrift zuzustellen und in der nächsten Aufsichtsratssitzung zur Genehmigung vorzulegen. Die genehmigten und unterzeichneten Protokolle sind im Filminstitut aufzubewahren. Auf Verlangen erhält jedes Aufsichtsratsmitglied eine Abschrift.

  1. Sitzungsteilnahme / Leitung der Sitzung

1. Die Mitglieder des Aufsichtsrates sind verpflichtet, an den Sitzungen teilzunehmen. Eine Verhinderung an der Teilnahme hat das Mitglied direkt oder im Wege des Filminstituts der*dem Vorsitzenden rechtzeitig mitzuteilen.

2. Die Sitzungen des Aufsichtsrates werden von der*dem Vorsitzenden eröffnet, geleitet und geschlossen. Die*der Vorsitzende erteilt das Wort und bringt die Anträge zu den Tagesordnungspunkten zur Abstimmung.

3. Die*der Direktor*in nimmt an den Sitzungen des Aufsichtsrates mit beratender Stimme teil. Die*der Vorsitzende entscheidet über die zusätzliche Teilnahme filminstitutsfremder Personen (Sachverständige, Auskunftspersonen und dergleichen).

  1. Aufwandsersatz

Den Vertreter*innen gemäß § 5 Abs. 1 lit. a) FFG, sofern diese nicht den dort jeweils angeführten Ministerien angehören, sowie den Vertreter*innen gemäß § 5 Abs. 1 lit. b) und c) FFG und jenen ständigen Expert*innen, die dem Bereich der Filmschaffenden oder der Filmproduktion zuzuordnen sind, steht für die Teilnahme an den Sitzungen ein Sitzungsgeld in Höhe von 120 EUR pro Sitzung, an der sie teilgenommen haben, als Kompensation für Verdienst­entgang zu. Die Höhe des Sitzungsgeldes bedarf der Zustimmung der Bundeskanzlerin*des Bundeskanzlers.

13. Externe Fachleute

Zur Erfüllung der Obliegenheiten kann sich der Aufsichtsrat externer Fachleute bedienen. Bei der Genehmigung des Rechnungsabschlusses und bei der Evaluierung gemäß § 5 Abs. 8 lit. l) FFG hat der Aufsichtsrat zur Beratung externe Fachleute heranzuziehen.

III. Projektkommission

  1. Bestellung / Zusammensetzung / Vorsitz

Die Projektkommission besteht aus der*dem Direktor*in und vier sachkundigen Mitgliedern. Die sachkundigen Mitglieder sollen über eine maßgebliche und aktuelle Praxiserfahrung verfügen. Für die sachkundigen Mitglieder sind mindestens vier Ersatzmitglieder zu bestellen, die im Verhinderungsfall oder bei Befangenheit die Mitglieder vertreten. Sowohl bei den fachkundigen Mitgliedern als auch bei den Ersatzmitgliedern sollen jedenfalls die Bereiche Produktion, Regie, Drehbuch und Vermarktung vertreten sein. Die Bestellung der fach­kundigen Mitglieder (Ersatzmitglieder) erfolgt durch die*den Bundeskanzler*in auf Vorschlag der Direktorin*des Direktors für einen Zeitraum von höchstens drei Jahren. Für eine angemessene Vertretung der Frauen ist Sorge zu tragen. Nach Ablauf des Bestellungszeitraumes bleiben jedoch die fachkundigen Mitglieder (Ersatzmitglieder) bis zur Bestellung eines neuen Mitglieds, längstens jedoch drei Monate, in der Funktion. Ein fachkundiges Mitglied darf unmittelbar nach Ablauf seiner Funktionsperiode zum Ersatzmitglied, nicht jedoch erneut zum Mitglied bestellt werden. Sie sind an Weisungen nicht gebunden. Die*der stimmberechtigte Direktor*in führt den Vorsitz.

  1. Ausschließungsgründe / Befangenheit

Die Mitglieder (Ersatzmitglieder) der Projektkommission dürfen nicht gleichzeitig dem Aufsichtsrat oder einer sonstigen mit Angelegenheiten der Filmförderung befassten Einrichtung einer Gebietskörperschaft angehören. Auf die Mitglieder der Projektkommission findet § 5 Abs. 7 FFG mit der Maßgabe Anwendung, dass im Falle des Ruhens der Funktion ein Ersatzmitglied an die Stelle des Mitglieds tritt. Die fachkundigen Mitglieder (Ersatzmitglieder) sind bei Vorliegen einer der Gründe gemäß § 5 Abs. 4 lit. a) bis d) FFG  vom der*dem Bundeskanzler*in von ihrer Funktion vorzeitig zu entheben. Im Falle des Ausscheidens eines Mitgliedes (Ersatzmitgliedes) der Projektkommission ist ein neues Mitglied (Ersatzmitglied) für die restliche Dauer der Funktionsperiode zu bestellen.

Im Übrigen gelten die in Punkt I. 3. und I. 4. angeführten Regelungen zu Compliance, Ausgeschlossenheit und Befangenheit.

  1. Aufgaben

Der Projektkommission obliegt es, unter den eingereichten Vorhaben, die diesem Bundesgesetz und den Förderungsrichtlinien (§ 14 FFG) entsprechen, diejenigen Vorhaben auszuwählen, die nach dem Projektprinzip förderungswürdig sind. Die Projektkommission hat im Zuge der Entscheidungsfindung die Ansuchen der Förderungswerber*innen zu erörtern und die*den Förderungswerber*in zu hören, soweit dies zur Erörterung ihres*seines Ansuchens erforderlich ist. Die Projekt­kommission hat ihre Entscheidungen schriftlich zu begründen.

  1. Einberufung von und Teilnahme an Sitzungen

1. Die Sitzungen der Projektkommission sind von der*dem Direktor*in einzu­berufen. Punkt II. 6. gilt sinngemäß.
2. Die Einberufung hat so zu erfolgen, dass als erstes immer das Hauptmitglied, und nur im Falle deren*dessen Verhinderung oder Befangenheit, die jeweiligen Ersatzmitglieder in alphabetischer Reihenfolge einzuladen sind. In Ausnahme­fällen, insbesondere um eine vollständige Besetzung aller in der Projekt­kommission vertretenen Bereiche zu gewährleisten, kann die Entscheidungs­findung in der Sitzung auf ein Haupt- und ein Ersatzmitglied aufgeteilt werden.
3. Nach Möglichkeit soll an jeder Sitzung zumindest eine weibliche Vertreterin teilnehmen.
4. Die Mitglieder der Projektkommission sind verpflichtet, an den Sitzungen teilzunehmen. Eine Verhinderung an der Teilnahme hat das jeweilige Mitglied der*dem Vorsitzenden rechtzeitig mitzuteilen. Die*der Vorsitzende entscheidet über die Teilnahme institutsfremder Personen (Sachverständige, Auskunfts­personen oder Förderungswerber*innen). Die Sitzungen sind nicht öffentlich.

  1. Beschlussfähigkeit

1. Die Projektkommission ist bei Anwesenheit dreier Mitglieder einschließlich der Direktorin*des Direktors beschlussfähig. Die Beschlüsse werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst, wobei das Stimmrecht persönlich auszuüben ist. Stimmenthaltung ist unzulässig. Im Falle von Stimmengleichheit gibt die Stimme der Direktorin*des Direktors den Ausschlag. In begründeten Ausnahmefällen sind Rundlaufbeschlüsse zulässig.
2. Bei Rundlaufbeschlüssen gelten sinngemäß die in Punkt II. 6.4. getroffenen Regelungen. Bei Rundlaufbeschlüssen zu Förderungsfällen, die bereits Gegenstand einer früheren Sitzung waren, sind nur die Teilnehmer der betreffenden Sitzung stimmberechtigt.

  1. Entscheidungsfindung

Die Projektkommission hat innerhalb von drei Monaten nach ordnungsgemäßer Antragstellung durch die*den Förderungswerber*in beim Filminstitut über Förderungsanträge zu entscheiden. Die*der Förderungswerber*in ist von der Förderungsentscheidung und von der Begründung der Projektkommission von der*dem Direktor*in unverzüglich, längstens aber binnen vier Wochen nach der Förderungsentscheidung, schriftlich zu benachrichtigen.

  1. Protokoll

Über die Beratungen und Beschlüsse der Projektkommission ist ein Protokoll zu führen, das von der*dem Vorsitzenden und einer*einem von ihr*ihm bestellten Schriftführer*in zu unterfertigen ist. Das Protokoll hat die Namen der Anwesenden, die Tagesordnung sowie Ort und Zeit der Sitzung zu enthalten. Ferner sind die Tischvorlagen zu bezeichnen und der Verlauf der Sitzung in wesentlichen Belangen festzuhalten. Die Anzahl der Für- und Gegenstimmen ist anzuführen. Auf Ver­langen eines Kommissionsmitgliedes sind ihre*seine Äußerungen wörtlich zu protokollieren. Der Protokollentwurf ist jedem, an der jeweiligen Sitzung teilgenommen habenden Mitglied längstens 14 Tage nach der Sitzung zur Genehmigung zuzustellen. Die Protokolle sind jahresweise durchzunummerieren und nach Unterzeichnung im Filminstitut zu hinterlegen. Den Projektkommissions­mitgliedern ist auf Verlangen eine unterfertigte Abschrift jener Protokolle über Sitzungen zu übermitteln, an denen sie teilgenommen haben.

  1. Aufwandsentschädigung

1. Den fachkundigen Mitgliedern (Ersatzmitgliedern) der Projektkommission stehen für die Teilnahme an den Sitzungen Sitzungsgelder zu, deren Höhe entsprechend des mit der Sitzung verbundenen Aufwandes vom Aufsichtsrat (in der Geschäftsordnung) festzulegen ist.

2. Das Sitzungsgeld je Kommissionsmitglied und Anwesenheit bei Sitzungen beträgt 120 EUR. Dieser Betrag wird durch eine Lesegebühr ergänzt, die 30 EUR pro Drehbuch beträgt.

IV. Direktor*in

  1. Bestellung

Die*der Direktor*in ist von der*dem Bundeskanzler*in nach Anhörung des Aufsichtsrates für die Dauer von höchstens fünf Jahren zu bestellen. Die Bestellung kann widerrufen werden, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein solcher Grund ist insbesondere bei grober Pflichtverletzung und Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung gegeben. Wiederholte Bestellungen sind zulässig, wobei eine Wiederbestellung spätestens sechs Monate vor Ablauf der Funktionsperiode zu erfolgen hat. Vor der Bestellung einer*eines neuen Direktorin*Direktors ist jedenfalls eine öffentliche Ausschreibung durchzuführen.

Zur*zum Direktor*in können nur österreichische Staatsbürger bestellt werden, die durch ihre Tätigkeit im Filmwesen ausreichend über jene einschlägigen fachlichen Kenntnisse verfügen, die Voraussetzung für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben nach § 7 Abs. 4 FFG Ab sind. Die*der Direktor*in ist durch Dienstvertrag anzustellen.

  1. Zuständigkeit

1. Die*der Direktor*in ist für alle Angelegenheiten des Filminstituts zuständig, sofern im Filmförderungsgesetz nichts Besonderes geregelt ist. Sie*er vertritt das Filminstitut – unbeschadet der Bestimmung des § 5 Abs. 3 zweiter Satz FFG – gerichtlich und außergerichtlich. Ihr*ihm obliegen insbesondere auch folgende Aufgaben:

a) die Prüfung und Vorbereitung der Ansuchen für die Behandlung durch die Projektkommission und die Vorlage aller Förderungsansuchen, die nach dem Projektprinzip gefördert werden sollen, an die Projektkommission;
b) die Durchführung der Referenzfilmförderung;
c) der Abschluss der Förderungsvereinbarungen mit den Förderungswerbern;d) die Vorbereitung der Sitzungen des Aufsichtsrates;
e) die Antragstellung an den Aufsichtsrat in den Angelegenheiten des § 5 Abs. 8 lit. a) bis h) FFG;
f) die Durchführung der Beschlüsse des Aufsichtsrates und der Projektkommission;
g) die laufende Überwachung und Überprüfung der widmungsgemäßen Verwendung der gewährten Förderungen;
h) die Vorlage des Tätigkeitsberichtes über die Förderungsentscheidungen des abgeschlossenen Geschäftsjahres bis längstens 31. März des folgenden Jahres an den Aufsichtsrat;
i) die Vorlage eines jährlichen Berichts über den künstlerischen und wirtschaftlichen Erfolg der geförderten Filme, insbesondere anhand von Besucherzahlen, relevanten Festivalerfolgen und Vermarktungsergebnissen, an den Aufsichtsrat zum Zweck der jährlichen Evaluierung der Förderungsziele;
j) die Antragstellung an den Aufsichtsrat in allen Fragen der Förderungsrichtlinien;
k) die Wahrnehmung der internationalen Beziehungen im Bereich des Filmwesens.

2. Die*der Direktor*in hat ordnungsgemäß eingebrachte Förderungsansuchen, die in die Zuständigkeit der Projektkommission fallen, so rechtzeitig dieser vorzulegen und deren Sitzung einzuberufen, dass innerhalb der Frist gemäß § 6 Abs. 6 FFG (Anmerkung: 3 Monate) entschieden werden kann. Bei der Wahrnehmung der Aufgaben gemäß § 7 Abs. 4 lit. c) FFG ist die*der Direktor*in an die Auswahl der Projektkommission der nach dem Projektprinzip zu fördernden Vorhaben gebunden. Ihr*ihm obliegt jedoch die Entscheidung über die Höhe der Förderungsmittel für die ausgewählten Vorhaben, die schriftlich zu begründen ist.

  1. Erfordernisse

Die*der Direktor*in hat die Geschäfte des Filminstitutes hauptberuflich und mit der Sorgfalt einer*eines ordentlichen Unternehmerin*Unternehmers zu führen. Bei Abschluss des Dienstvertrages hat sich die*der Bundeskanzler*in auszubedingen, dass die*der Direktor*in

a) nicht gleichzeitig in der Filmwirtschaft ein Gewerbe betreibt und ein anderes Gewerbe nur mit Genehmigung des Aufsichtsrates betreiben darf,
b) in der Filmwirtschaft keine Geschäfte für eigene oder fremde Rechnung tätigt,
c) an keinem Unternehmen als Gesellschafter*in beteiligt ist, das auf dem Gebiet der Filmwirtschaft tätig ist,
d) keine sonstige Tätigkeit ausübt, die geeignet ist, Misstrauen gegen ihre*seine Unparteilichkeit bei der Erfüllung ihrer*seiner Aufgaben zu erwecken,
e) einschlägige ehrenamtliche Tätigkeiten nur mit Genehmigung des Aufsichtsrates ausübt.

  1. Verhinderung

Bei längerfristiger Verhinderung der Direktorin*des Direktors hat der Aufsichtsrat eines seiner im § 5 Abs. 1 lit. a) FFG genannten Mitglieder mit der vorübergehenden Geschäftsführung zu betrauen. In diesem Fall ruht dessen Funktion als Mitglied des Aufsichtsrates.

Die*der Direktor*in hat die Verpflichtung, im Falle ihrer*seiner dauerhaften und längeren Verhinderung der Geschäftsführung, dies der*dem  Vorsitzenden unverzüglich mitzuteilen.