Geschäftsordnung

1 Rechtsgrundlage
In § 4 Filmförderungsgesetz (in der Fassung BGBl. I Nr.219/2022, im Folgenden „FFG“ bezeichnet) werden die Organe des Filminstituts abschließend aufge­zählt. Es sind dies der Aufsichtsrat, die Projektkommission und die*der Direktor*in. Gemäß § 5 Abs. 8 lit. a) FFG hat der Aufsichtsrat eine Geschäftsordnung für diese Organe festzulegen. Die Regelungen zur Position der Stellvertretung des Direktors*der Direktorin werden auf Grundlage von § 5 Abs 8 lit h FFG getroffen.

2 Verschwiegenheitspflicht
Die Mitglieder der Organe des Filminstituts einschließlich der ständigen oder anlass­bedingt beigezogenen Expert*innen sind verpflichtet, die ihnen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit bekannt gewordenen Tatsachen, außer in den Fällen dienstlicher Berichter­stattung oder der Anzeige strafbarer Handlungen, geheim zu halten und sich der Ver­wertung der ihnen zur Kenntnis gelangten Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie des ihnen zur Kenntnis gelangten geistigen Eigentums zu enthalten.

3 Verpflichtung zur gewissenhaften und unparteiischen Ausübung der Funktionen („compliance“)
Die Mitglieder der Organe des Filminstituts dürfen bei ihren Entscheidungen keine eigenen Interessen oder die Interessen ihnen persönlich oder beruflich nahestehender Personen oder Unternehmen verfolgen. Sie haben ihre Funktionen gewissenhaft und un­parteiisch auszuüben und dabei die Interessen und Zielsetzungen der Filmförderung zu verfolgen. Die Mitglieder der Organe des Filminstituts dürfen durch ihre Entscheidung­en und ihr Verhalten keinen unmittelbaren beruflichen oder finanziellen Vorteil erzielen. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung der Funktion weiter.

4 Ausgeschlossenheit und Befangenheit

Die Mitglieder der Organe sind in eigenen Angelegenheiten, in Angelegen­heiten naher Angehöriger (§ 36a AVG) und in Angelegenheiten von juristischen Personen, bei denen sie vertretungsbefugt sind, von ihrer Funktion ausgeschlossen. Ausschließungsgründe sind unverzüglich offen zu legen. Die Teilnahme eines ausgeschlossenen Mitglieds an der Diskussion, Beratung oder Abstimmung zum betreffenden Antrag oder Tagesordnungs­punkt ist unzulässig.

Befangenheit liegt vor, wenn ein Mitglied von der Bewilligung oder Ablehnung eines Antrages beruflich, finanziell oder persönlich profitiert. Sollte aufgrund eines unmittel­baren beruflichen oder persönlichen Naheverhältnisses zu einer*einem Antragsteller*in oder aufgrund eines wesentlichen Interessens­konflikts der Anschein von Befangenheit entstehen können, so sind diese Befangenheitsgründe unverzüglich offen zu legen. Ob eine Befangenheit vorliegt, ist vom jeweiligen Organ beschlussmäßig festzustellen. Besteht bei einem Mitglied eine Befangenheit, so ist die Teilnahme des Mitglieds an der Diskussion, Beratung oder Abstimmung zum betreffenden Antrag oder Tagesordnungs­punkt unzulässig.

5. Bundes Public Corporate Governance Kodex (B-PCGK)

Der von der Bundesregierung beschlossene Bundes Public Corporate Governance Kodex (B-PCGK) enthält die Grundsätze der Unternehmens- und Beteiligungsführung im Bereich des Bundes. Das Österreichische Filminstitut ist ein Unternehmen des Bundes im Sinne der Definition des B-PCGK, allerdings ergeben sich bei der Umsetzung durch die im Film­förderungsgesetz normierten Bestimmungen Besonderheiten und Abweichungen. Der B-PCGK ist nach dessen Punkt 4.1. nur anzuwenden, soweit zwingend anzuwendende ge­setz­­liche Bestimmungen nicht entgegenstehen. In diesem Sinne wird festgehalten, dass das Filminstitut den B-PCGK zu beachten hat, das Filmförderungsgesetz aber vorgeht. Zu den Pflichten nach B-PCGK gehört auch der jährliche Corporate Governance Bericht, der auch auf den Webseiten des ÖFI zu veröffentlichen ist.

1 Zusammensetzung
Der Aufsichtsrat besteht aus

1. einer*einem von der*dem Bundesminster*in für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport zu bestellenden Vorsitzenden, zwei weiteren Vertreter*innen des Bundesministeriums für Kunst, Kultur, öffentlicher Dienst und Sport und je einer*einem Vertreter*in des Bundesministeriums für Arbeit und Wirtschaft, des Bundesministeriums für Finanzen sowie der Finanzprokuratur,
2. je einer*einem Vertreter*in des Österreichischen Gewerkschaftsbundes, Gewerkschaft younionund des Fachverbands der Film- und Musikwirtschaft, sowie
3. fünf fachkundigen Vertreter*innen des österreichischen Filmwesens, die über eine maßgebliche Praxiserfahrung verfügen und aus den Bereichen Produktion, Regie, Drehbuch und Vermarktung kommen.

Darüber hinaus hat die*der Vorsitzende die Möglichkeit, maximal fünf Personen aus dem Bereich des Filmwesens als ständige Expert*innen zu den Aufsichtsratssitzungen (ohne Stimmrecht) regelmäßig zur Beratung beizuziehen. Dabei ist insbesondere eine Ver­tretung des ORF zu berücksichtigen. Die ständigen Expert*innen sind wie die (ordent­lichen) Mitglieder des Aufsichtsrates auf der Homepage des Filminstituts oder auf andere geeignete Weise bekannt zu machen.

2 Bestellung

Die in Punkt 1 lit. a) genannten Mitglieder sind von den zuständigen Bundes­minister*innen zu entsenden. Die in Punkt 1 lit. b) und c) bezeichneten Vertreter*innen sind von der*dem Bundesminister*in für Kunst, Kultur, öffentlicher Dienst und Sport zu ernennen; und zwar die in Punkt 1 lit. b) angeführten Vertreter*innen auf Vorschlag der in diesen Bestimmungen genannten Rechtsträger. Vor der Ernennung der Vertreter*­innen gemäß Punkt 1 lit. c) haben die allgemein anerkannten Interessensgemeinschaften des Filmwesens jeweils drei fachkundige Vertreter*innen namhaft zu machen, wobei Dach­organisationen ihre Einzelverbände vertreten. Die*der zuständige Bundesminister*in hat rechtzeitig vor Ablauf der Funktionsperiode oder unverzüglich nach Ausscheiden eines Mitgliedes gemäß Punkt 5 zur Ausübung des Entsende­rechtes, des Vorschlagsrechtes oder zur Namhaftmachung aufzufordern. Wird binnen zwei Monaten nach Aufforderung durch die*den zuständigen Bundesminister*in das Entsenderecht oder das Vorschlags­recht nicht ausgeübt oder werden keine fachkundigen Vertreter*innen namhaft gemacht, so verringert sich auf die Dauer der Nichtausübung die Mitgliederzahl des Aufsichtsrates um die Anzahl der nicht entsandten, nicht zur Ernennung vorgeschlagenen Mitglieder oder der nicht namhaft gemachten fach­kundigen Vertreter*innen.

Bei der Entsendung und Ernennung der Mitglieder des Aufsichtsrats ist für ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis zu sorgen.

3 Vorsitz / Stellvertretung
Im Falle der Verhinderung der*des Vorsitzenden sind die von der*dem Bundes­minister*in für Kunst, Kultur, öffentlicher Dienst und Sport entsendeten Mitglieder erste*r und zweite*r Stellvertreter*in, von der*dem Bundesminister*in für Finanzen entsendete Mitglied dritte*r Stellvertreter*in und das von der*dem Bundesminister*in für Arbeit und Wirtschaft entsendete Mitglied vierte*r Stellvertreter*in. Die*der Vorsitzende oder deren*dessen Stellvertreter*innen haben insbesondere die Rechte und Pflichten des Filminstitutes als Arbeitgeber gegenüber der*dem Direktor*in und seiner Stellvertretung wahrzunehmen.

4 Dauer der Bestellung / Enthebung

Die Mitglieder des Aufsichtsrates werden jeweils für einen Zeitraum von drei Jahren bestellt; Wiederbestellungen sind zulässig. Im Falle des Ausscheidens eines Aufsichtsrats­mitglieds ist das neue Mitglied für die restliche Dauer der Funktionsperiode zu bestellen. Ein Mitglied des Aufsichtsrates ist vorzeitig von seiner Funktion zu entheben, wenn

1. ein Mitglied gemäß Punkt 1 lit. b) und c) dies beantragt,
2. das Mitglied aufgrund einer schweren, dauerhaften Erkrankung nicht mehr in der Lage ist, die Funktion auszuüben,
3. das Mitglied sich einer groben Pflichtverletzung schuldig macht oder
4. jene Stelle, auf deren Vorschlag das Mitglied bestellt wurde, die Enthebung beantragt.

Die Enthebung der Mitglieder gemäß Punkt 1 lit. a) erfolgt durch die*den jeweils zu­ständige*n Bundesminister*in. Die übrigen Mitglieder werden von der*dem Bundes­minister*in für Kunst, Kultur, öffentlicher Dienst und Sport enthoben, wobei im Falle von Mitgliedern gemäß Punkt 1 lit. b) und c vor der Enthebung die vorschlagende oder die namhaftmachende Stelle zu hören ist.

5 Einberufung von Sitzungen / Tagesordnung

Die Sitzungen des Aufsichtsrates sind von der*dem Vorsitzenden schriftlich oder auf geeignetem elektronischen Weg mindestens halbjährlich, ferner über Antrag der*des Direktor*in oder eines in Abs. 1 lit. a genannten Mitgliedes oder über Antrag von fünf in Abs. 1 lit. b und c genannten Mitgliedern, unter Bekanntgabe der Tages­ordnung nach­weislich einzuberufen. Zwischen der Einberufung der Sitzung und dem Tag der Sitzung muss, außer bei Gefahr in Verzug, ein Zeitraum von mindestens zwei Wochen liegen. In begründeten Ausnahmefällen sind Rundlauf­beschlüsse und virtuelle Sitzungen im Wege einer Videokonferenz zulässig.

Die Sitzungen, die im Regelfall im Filminstitut abzuhalten sind, können von der*dem Vorsitzenden auch mittels E-Mail (mit pdf-Dokument) oder telefonisch gegen nach­trägliche schriftliche Bestätigung unter Angabe der Zeit, des Ortes und der Tagesordnung einberufen werden.

Zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sind die dafür erforderlichen schriftlichen Unterlagen so rechtzeitig zur Verfügung zu stellen, dass eine ausreichende Meinungs­bildung vor der Beschlussfassung möglich ist.

Unter der Voraussetzung, dass ausreichende schriftliche Entscheidungs­grundlagen vor­liegen, kann in dringenden Fällen ohne die Abhaltung einer Sitzung eine Beschluss­fassung auf schriftlichem Weg herbei­geführt werden (Rundlaufbeschluss). Dazu ist von der*dem Vorsitzenden oder in deren*dessen Auftrag von der*dem Direktor*in per E-Mail (mit pdf-Dokument) oder einer sonstigen nachweislichen Verständigung jedenfalls allen stimmberechtigten Aufsichtsratsmitgliedern

1. eine Beschlussfassung ohne Abhaltung einer Sitzung vorzuschlagen,
2. unter Beifügung der erforderlichen Informationen und allfälliger schriftlicher Unterlagen ein konkreter Vorschlag zur Abstimmung zu bringen und
3. eine von der*dem Vorsitzenden festgelegte, datumsmäßige Frist für das Einlangen der Antworten beim Filminstitut mitzuteilen. Die Antwortfrist soll außer bei besonderen Notfällen eine Woche nicht unter­schreiten, muss aber zumindest 3 Werktage betragen.

Die Stimmabgabe kann schriftlich oder per E-Mail mit Empfangsbestätigung erfolgen. Eine telefonische Abstimmung ist ebenfalls zulässig, jedoch unverzüglich schriftlich zu bestätigen. Widerspricht ein stimmberechtigtes Aufsichtsratsmitglied der schriftlichen Beschlussfassung, so ist die Beschlussfassung ohne Sitzung nicht zulässig und der Gegenstand wenn nötig auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung zu setzen.

Bei der Abstimmung in der Sache selbst ist bei Rundlaufbeschlüssen die Stimmabgabe von 2/3 der stimmberechtigten Mitglieder, unter diesen jene der*des Vorsitzenden, bei deren*dessen Verhinderung die eines ihrer*seiner Stellvertreter*innen und eine qualifizierte Mehrheit von 2/3 der abgegebenen Stimmen erforderlich. Bis zum Ablauf der Antwortfrist kann die abgegebene Stimme geändert werden.

Über angenommene Rundlaufbeschlüsse ist in der nächsten Aufsichtsrats­sitzung zu berichten.

Beschlussfassungen gemäß § 5 Abs. 8 lit. a), b), c), f) und g) sowie § 6 Abs. 7 FFG sind vom Rundlaufverfahren ausgeschlossen.

6 Beschlussfassung
Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder ordnungsgemäß einberufen wurden und mehr als die Hälfte der Mitglieder – darunter die*der Vorsitzende oder eine*einer ihrer*seiner Stellvertreter*innen anwesend sind. Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit, wobei das Stimmrecht persönlich auszuüben und Stimmenthaltung unzulässig ist. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme der*des den Vorsitz Führenden den Ausschlag. Gegen die Mehrheit der in Punkt 1 lit. a) genannten Mitglieder sind Beschlussfassungen gemäß § 5 Abs. 8 lit. a), b), c), f) und g) sowie gemäß § 6 Abs. 7 FFG unzulässig.

7 Ruhen der Funktion
Die Funktion eines Aufsichtsratsmitgliedes ruht bei Beratungen und Beschluss­fassungen über Tagesordnungspunkte,

1. die im Zusammenhang mit der Förderung eines Vorhabens stehen, für die das Mitglied selbst oder eine juristische Person, deren Organ oder Mitarbeiter*in das Mitglied ist, als Förderungswerber*in auftritt oder
2. bei denen wirtschaftliche Interessen des Mitgliedes berührt werden.

Im Übrigen gelten die in Punkt I. 3. und I. 4. angeführten Regelungen zu Compliance, Ausgeschlossenheit und Befangenheit.

8 Aufgaben
Dem Aufsichtsrat obliegen folgende Aufgaben:

1. Die Festlegung der Geschäftsordnung für die Organe des Filminstituts,
2. die Festlegung der Richtlinien für die Gewährung von Förderungen,
3. die Genehmigung des Jahresvoranschlages, insbesondere der budgetären Gewichtung der einzelnen Förderungsbereiche, einschließlich des Stellenplanes und des Rechnungsabschlusses,
4. die Genehmigung der Gewährung von Förderungen, deren Förderungssumme bei Förderungen nach dem Projektprinzip oder nach dem Standortprinzip im Einzelfall 10 vH, bei Kumulation von Förderungen nach dem Erfolgsprinzip, dem Standort­prinzip oder dem Projektprinzip im Einzelfall 15 vH der im jeweiligen Jahres­voranschlag ausgewiesenen Förderungsmittel übersteigt,
5. die Genehmigung des Widerrufes einer bereits gewährten Förderung,
6. die Genehmigung des Abschlusses von Rechtsgeschäften, die eine dauernde oder mehrjährige finanzielle Belastung des Filminstituts zur Folge haben, sowie die Genehmigung einer unbefristeten Vollmacht, für das Filminstitut zu handeln,
7. die Genehmigung des Verzichtes auf Forderungen,
8. die Genehmigung von Angelegenheiten des Filminstitutspersonals betreffende Rechtshandlungen, soweit sich der Aufsichtsrat diese vorbehalten hat,
9. die Erstellung von Vorschlägen zur Bestellung der Direktorin*des Direktors,
10. die laufende Kontrolle und Überprüfung der Tätigkeit der Direktorin*des Direktors und ihrer*seiner Stellvertretung und der Projektkommission,
11. die Beschlussfassung über den von der*dem Direktor*in jährlich gemäß § 7 Abs. 4 lit. h) vorzulegenden Tätigkeitsbericht und
12. die jährliche Evaluierung der Förderungsziele anhand des Berichts gemäß § 7 Abs. 4 lit. i) zum künstlerischen und wirtschaftlichen Erfolg der geförderten Filme,
13. die Genehmigung der Beiziehung von fachkundigen Dritten durch die*den Direktor*in zur Vorbereitung und Erfüllung ihrer*seiner Aufgaben.

In den Fällen des § 5 Abs. 8 lit. d) und e) FFG hat der Aufsichtsrat der*dem Förderungs­werber*in eine schriftliche Begründung für die Gewährung bzw. den Widerruf der Gewährung zu geben, die auch im Tätigkeitsbericht aufzunehmen ist.

9 Protokoll

Über die Beratungen und Beschlüsse des Aufsichtsrates ist ein Protokoll zu führen, das von der*dem Vorsitzenden und einer*einem von ihr*ihm zu bestellenden Schriftführer*in zu unterfertigen ist.

Das Protokoll hat in Form eines Ergebnisprotokolls geführt zu werden, das Zeit und Ort der Sitzung, die Namen der Anwesenden, die Tagesordnung, den wesentlichen Verlauf der Sitzung, die gefassten Beschlüsse im Wortlaut und das Abstimmungsergebnis zu enthalten hat.

Im Falle nicht einstimmiger Beschlüsse sind die in der Minderheit gebliebenen Aufsichts­ratsmitglieder auf deren Verlangen hin namentlich festzuhalten und ihre Wortmeldungen wörtlich zu protokollieren.

Das Protokoll ist jedem Aufsichtsratsmitglied nach der Sitzung in Abschrift zuzustellen und in der nächsten Aufsichtsratssitzung zur Genehmigung vorzulegen. Die genehmigten und unterzeichneten Protokolle sind im Filminstitut aufzubewahren. Auf Verlangen erhält jedes Aufsichtsratsmitglied eine Abschrift.

10 Sitzungsteilnahme / Leitung der Sitzung

Die Mitglieder des Aufsichtsrates sind verpflichtet, an den Sitzungen teilzunehmen. Eine Verhinderung an der Teilnahme hat das Mitglied direkt oder im Wege des Filminstituts der*dem Vorsitzenden rechtzeitig mitzuteilen.

Die Sitzungen des Aufsichtsrates werden von der*dem Vorsitzenden eröffnet, geleitet und geschlossen. Die*der Vorsitzende erteilt das Wort und bringt die Anträge zu den Tagesordnungspunkten zur Abstimmung.

Die*der Direktor*in nimmt an den Sitzungen des Aufsichtsrates mit beratender Stimme teil. Die*der Vorsitzende entscheidet über die zusätzliche Teilnahme filminstitutsfremder Personen (Sachverständige, Auskunftspersonen und dergleichen).

11 Aufwandsersatz
Den Vertreter*innen gemäß § 5 Abs. 1 lit. a) FFG, sofern diese nicht den dort jeweils angeführten Ministerien angehören, sowie den Vertreter*innen gemäß § 5 Abs. 1 lit. b) und c) FFG und den ständigen beigezogenen Fachleuten ohne Stimmrecht aus dem Bereich der Filmschaffenden oder der Filmproduktion steht für notwendige Reisen in Ausübung ihrer Funktion ein Reisekostenersatz entsprechend der Reisegebühren­vorschrift 1955, BGBl. Nr. 133/1955, und für die Teilnahme an den Sitzungen ein Sitzungsgeld in Höhe von 120 EUR pro Sitzung, an der sie teilgenommen haben, als Kompensation für Verdienst­entgang zu. Die Höhe des Sitzungsgeldes bedarf der Zu­stimmung der*des Bundesminister*in für Kunst, Kultur, öffentlicher Dienst und Sport.

12 Externe Fachleute
Zur Erfüllung der Obliegenheiten kann sich der Aufsichtsrat externer Fachleute bedienen. Bei der Genehmigung des Rechnungsabschlusses und bei der Evaluierung gemäß § 5 Abs. 8 lit. l) FFG hat der Aufsichtsrat zur Beratung externe Fachleute heranzuziehen. Der Rechnungsabschluss ist vor der Genehmigung durch eine*n Wirtschaftsprüfer*in zu prüfen.

1 Bestellung / Zusammensetzung / Vorsitz
Die Projektkommission besteht aus der*dem Direktor*in und vier fachkundigen Mitgliedern. Die fachkundigen Mitglieder sollen über eine maßgebliche und aktuelle Praxiserfahrung verfügen. Für die fachkundigen Mitglieder sind mindestens vier Ersatzmitglieder zu bestellen, die im Verhinderungsfall oder bei Befangenheit die Mitglieder vertreten. Sowohl bei den fachkundigen Mitgliedern als auch bei den Ersatzmitgliedern sollen jedenfalls die Bereiche Produktion, Regie, Drehbuch und Vermarktung vertreten sein. Die Bestellung der fach­kundigen Mitglieder (Ersatz­mitglieder) erfolgt durch die*den Bundesminister*in für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport auf Vorschlag der Direktorin*des Direktors für einen Zeitraum von höchstens drei Jahren. Ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis muss gegeben sein. Nach Ablauf des Bestellungszeitraumes bleiben jedoch die fachkundigen Mitglieder (Ersatzmitglieder) bis zur Bestellung eines neuen Mitglieds, längstens jedoch drei Monate, in der Funktion. Ein fachkundiges Mitglied darf unmittelbar nach Ablauf seiner Funktionsperiode zum Ersatzmitglied, nicht jedoch erneut zum Mitglied bestellt werden. Sie sind an Weisungen nicht gebunden. Die*der stimmberechtigte Direktor*in führt den Vorsitz.

2 Ausschließungsgründe / Befangenheit

Die Mitglieder (Ersatzmitglieder) der Projektkommission dürfen nicht gleichzeitig dem Aufsichtsrat oder einer sonstigen mit Angelegenheiten der Filmförderung befassten Einrichtung einer Gebietskörperschaft angehören. Auf die Mitglieder der Projekt­kommission findet § 5 Abs. 7 FFG mit der Maßgabe Anwendung, dass im Falle des Ruhens der Funktion ein Ersatzmitglied an die Stelle des Mitglieds tritt. Die fachkundigen Mitglieder (Ersatzmitglieder) sind bei Vorliegen einer der Gründe gemäß § 5 Abs. 4 lit. a) bis d) FFG von der*dem Bundesminister*in für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport  von ihrer Funktion vorzeitig zu entheben. Im Falle des Ausscheidens eines Mitgliedes (Ersatzmitgliedes) der Projektkommission ist ein neues Mitglied (Ersatz­mitglied) für die restliche Dauer der Funktionsperiode zu bestellen.

Im Übrigen gelten die in Punkt I. 3. und I. 4. angeführten Regelungen zu Compliance, Ausgeschlossenheit und Befangenheit.

3 Aufgaben

Der Projektkommission obliegt es, unter den eingereichten Vorhaben gem § 2 Abs 6 lit a bis c FFG, die diesem Bundesgesetz und den Förderungsrichtlinien (§ 14 FFG) ent­sprechen, diejenigen Vorhaben auszuwählen, die nach dem Projektprinzip förderungs­würdig sind.

Entscheidungen über eingereichte Vorhaben für Förderungen nach dem Standortprinzip sowie für Förderungen gem § 2 Abs 6 lit d und e FFG sind von der*dem Direktor*in gemeinsam mit ihrer*seiner Stellvertretung zu treffen. Die Mitglieder der Projekt­kommission und der Aufsichtsrat sind über diese Entscheidungen zu informieren.

Die Projektkommission hat im Zuge der Entscheidungsfindung die Ansuchen der Förderungswerber*innen zu erörtern und die*den Förderungswerber*in zu hören, soweit dies zur Erörterung ihres*seines Ansuchens erforderlich ist. Die Projekt­kommission und die*der Direktor*in sowie ihre*seine Stellvertretung haben ihre Entscheidungen schriftlich zu begründen und diese der*dem Förderungswerber*in zu übermitteln.

4 Einberufung von und Teilnahme an Sitzungen

Die Sitzungen der Projektkommission sind von der*dem Direktor*in einzu­berufen. Punkt II. 6. gilt sinngemäß.

Bei der Einberufung ist auf ein ausgewogenes Geschlechter­verhältnis zu achten. Als erstes ist immer das Hauptmitglied, und nur im Falle deren*dessen Verhinderung oder Befangenheit, sind die jeweiligen Ersatzmitglieder in alphabetischer Reihenfolge einzuladen. In Ausnahme­fällen, insbesondere um eine vollständige Be­setzung aller in der Projekt­kommission vertretenen Bereiche zu gewährleisten, kann die Entscheidungs­findung in der Sitzung auf ein Haupt- und ein Ersatzmitglied aufgeteilt werden.

Zu den Sitzungen sind jene Kommissionmitglieder zu laden, die für den jeweils zu behandelnden Themenbereich der Sitzung fachkundig sind. Nur für den Fall der Verhinderung sämtlicher fachkundiger Mitglieder zu einem Sitzungstermin können ersatzweise Kommissionsmitglieder aus anderen Fachbereichen einberufen werden.

Nach Möglichkeit soll an jeder Sitzung zumindest eine weibliche Vertreterin teilnehmen.

Die Mitglieder der Projektkommission sind verpflichtet, an den Sitzungen teilzunehmen. Eine Verhinderung an der Teilnahme hat das jeweilige Mitglied der*dem Vorsitzenden rechtzeitig mitzuteilen. Die*der Vorsitzende entscheidet über die Teilnahme instituts­fremder Personen (Sachverständige, Auskunfts­personen oder Förderungswerber*innen). Die Sitzungen sind nicht öffentlich.

5 Beschlussfähigkeit

Die Projektkommission ist bei Anwesenheit dreier Mitglieder einschließlich der Direktorin* des Direktors beschlussfähig. Die Beschlüsse werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst, wobei das Stimmrecht persönlich auszuüben ist. Stimmenthaltung ist unzulässig. Im Falle von Stimmengleichheit gibt die Stimme der Direktorin*des Direktors den Aus­schlag. In begründeten Ausnahmefällen sind Rundlaufbeschlüsse und virtuelle Sitzungen im Wege einer Videokonferenz zulässig.

Bei Rundlaufbeschlüssen gelten sinngemäß die in Punkt II. 6.4. getroffenen Regelungen. Bei Rundlaufbeschlüssen zu Förderungsfällen, die bereits Gegenstand einer früheren Sitzung waren, sind nur die Teilnehmer der betreffenden Sitzung stimmberechtigt.

6 Entscheidungsfindung

Die Projektkommission sowie die*der Direktor*in gemeinsam mit ihrer*seiner Stellver­tretung haben innerhalb von drei Monaten nach ordnungsgemäßer Antragstellung durch die*den Förderungswerber*in beim Filminstitut über Förderungsanträge zu entscheiden. Die*der Förderungswerber*in ist von der Förderungsentscheidung und von der Be­gründung der Projektkommission von der*dem Direktor*in unverzüglich, längstens aber binnen vier Wochen nach der Förderungsentscheidung, schriftlich zu benachrichtigen.

Im Bereich der Standortförderung (ÖFI+) hat die*der Direktor*in gemeinsam mit ihrer* seiner Stellvertretung binnen 7 Wochen nach ordnungsgemäßer Antragstellung durch die*den Förderungswerber*in beim Filminstitut die Förderungsanträge zu prüfen. Die Entscheidung über die Gewährung einer Förderung ist der*dem Förderungswerber*in schriftlich mitzuteilen.

7 Protokoll
Über die Beratungen und Beschlüsse der Projektkommission ist ein Protokoll zu führen, das von der*dem Vorsitzenden und einer*einem von ihr*ihm bestellten Schriftführer*in zu unterfertigen ist. Das Protokoll hat die Namen der Anwesenden, die Tagesordnung sowie Ort und Zeit der Sitzung zu enthalten. Ferner sind die Tischvorlagen zu bezeichnen und der Verlauf der Sitzung in wesentlichen Belangen festzuhalten. Die Anzahl der Für- und Gegenstimmen ist anzuführen. Auf Ver­langen eines Kommissionsmitgliedes sind ihre*seine Äußerungen wörtlich zu protokollieren. Der Protokollentwurf ist jedem, an der jeweiligen Sitzung teilgenommen habenden Mitglied längstens 14 Tage nach der Sitzung zur Genehmigung zuzustellen. Die Protokolle sind jahresweise durchzunummerieren und nach Unterzeichnung im Filminstitut zu hinterlegen. Den Projektkommissions­mitgliedern ist auf Verlangen eine unterfertigte Abschrift jener Protokolle über Sitzungen zu übermitteln, an denen sie teilgenommen haben.

8 Aufwandsentschädigung

Den fachkundigen Mitgliedern (Ersatzmitgliedern) der Projektkommission stehen für die Teilnahme an den Sitzungen Sitzungsgelder zu, deren Höhe entsprechend des mit der Sitzung verbundenen Aufwandes vom Aufsichtsrat (in der Geschäftsordnung) festzulegen ist.

Das Sitzungsgeld je Kommissionsmitglied und Anwesenheit bei Sitzungen beträgt mit Wirkung 01.01.2024 150 EUR. Dieser Betrag wird durch eine Lesegebühr ergänzt, die 45 EUR pro Drehbuch beträgt.

Für notwendige Reisen in Ausübung der Funktion steht den fachkundigen Mitgliedern (Ersatzmitgliedern) ein Reisekostenersatz gem. Reisegebührenvorschrift 1955, BGBl. Nr. 133/1955 zu.

1 Bestellung

Die*der Direktor*in ist von der*dem Bundesminister*in für Kunst, Kultur, öffentlicher Dienst und Sport nach Anhörung des Aufsichtsrates für die Dauer von höchstens fünf Jahren zu bestellen. Die Bestellung kann widerrufen werden, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein solcher Grund ist insbesondere bei grober Pflichtverletzung und Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung gegeben. Wiederholte Bestellungen sind zulässig, wobei eine Wiederbestellung spätestens sechs Monate vor Ablauf der Funktions­periode zu erfolgen hat. Vor der Bestellung einer*eines neuen Direktors*in ist jedenfalls eine öffentliche Ausschreibung durchzuführen.

Zur*zum Direktor*in können nur österreichische Staatsbürger*innen bestellt werden, die durch ihre Tätigkeit im Filmwesen ausreichend über jene einschlägigen fachlichen Kenntnisse verfügen, die Voraussetzung für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben nach § 7 Abs. 4 FFG sind. Die*der Direktor*in ist durch Dienstvertrag anzustellen.

Staatsangehörige von Vertragsparteien des AEUV, des EWR und der Schweiz werden österreichischen Staatsbürgerinnen und Staatsbürgern gleichgestellt.

2 Zuständigkeit

Die*der Direktor*in ist für alle Angelegenheiten des Filminstituts zuständig, sofern im Filmförderungsgesetz nichts Besonderes geregelt ist. Sie*Er vertritt das Filminstitut – unbeschadet der Bestimmung des § 5 Abs. 3 zweiter Satz FFG – gerichtlich und außergerichtlich. Ihr*ihm obliegen insbesondere auch folgende Aufgaben:

1. die Prüfung und Vorbereitung der Ansuchen für die Behandlung durch die Projektkommission und die Vorlage aller Förderungsansuchen, die nach dem Projektprinzip gefördert werden sollen, an die Projektkommission;
2. die Durchführung der Referenzfilmförderung,
3. die Förderung nach dem Standortprinzip (ÖFI+) sowie die Förderung für die Verwertung und berufliche Weiterbildung gemeinsam mit ihrer*seiner Stellvertretung;
4. der Abschluss der Förderungsvereinbarungen mit den Förderungswerbern;
5. die Vorbereitung der Sitzungen des Aufsichtsrates;
6. die Antragstellung an den Aufsichtsrat in den Angelegenheiten des § 5 Abs. 8 lit. a) bis h) FFG;
7. die Durchführung der Beschlüsse des Aufsichtsrates und der Projektkommission;
8. die laufende Kontrolle und Überprüfung der widmungsgemäßen Verwendung der gewährten Förderungen;
9. die Vorlage des Tätigkeitsberichtes über die Förderungsentscheidungen des abgeschlossenen Geschäftsjahres bis längstens 31. März des folgenden Jahres an den Aufsichtsrat;
10. die Vorlage eines jährlichen Berichts über den künstlerischen und wirtschaft­lichen Erfolg der geförderten Filme, insbesondere anhand von Besucherzahlen, relevanten Festivalerfolgen und Vermarktungsergebnissen, an den Aufsichtsrat zum Zweck der jährlichen Evaluierung der Förderungsziele;
11. die Antragstellung an den Aufsichtsrat in allen Fragen der Förderungsrichtlinien;
12. die Wahrnehmung der internationalen Beziehungen im Bereich des Filmwesens.

Die*der Direktor*in hat ordnungsgemäß eingebrachte Förderungsansuchen, die in die Zuständigkeit der Projektkommission fallen, so rechtzeitig dieser vorzulegen und deren Sitzung einzuberufen, dass innerhalb der Frist gemäß § 6 Abs. 6 FFG (Anmerkung: 3 Monate) entschieden werden kann. Bei der Wahrnehmung der Aufgaben gemäß § 7 Abs. 4 lit. c) FFG ist die*der Direktor*in an die Auswahl der Projektkommission der nach dem Projektprinzip zu fördernden Vorhaben gebunden. Ihr*ihm obliegt jedoch die Entscheidung über die Höhe der Förderungsmittel für die ausgewählten Vorhaben, die schriftlich zu begründen ist.

3 Erfordernisse

Die*der Direktor*in hat die Geschäfte des Filminstitutes hauptberuflich und mit der Sorgfalt einer*eines ordentlichen Unternehmerin*Unternehmers zu führen. Bei Abschluss des Dienstvertrages hat sich die*der Bundesminister*in für Kunst, Kultur, öffentlicher Dienst und Sport auszubedingen, dass die*der Direktor*in

1. nicht gleichzeitig in der Filmwirtschaft ein Gewerbe betreibt und ein anderes Gewerbe nur mit Genehmigung des Aufsichtsrates betreiben darf,
2. in der Filmwirtschaft keine Geschäfte für eigene oder fremde Rechnung tätigt,
3. an keinem Unternehmen als Gesellschafter*in beteiligt ist, das auf dem Gebiet der Filmwirtschaft tätig ist,
4. keine sonstige Tätigkeit ausübt, die geeignet ist, Misstrauen gegen ihre*seine Unparteilichkeit bei der Erfüllung ihrer*seiner Aufgaben zu erwecken,
5. einschlägige ehrenamtliche Tätigkeiten nur mit Genehmigung des Aufsichtsrates ausübt

4 Verhinderung

Die*der stellvertretende Direktor*in vertritt die*den Direktor* im Fall von deren*dessen Verhinderung in allen Angelegenheiten des Filminstituts entsprechend § 7 Abs 4 FFG.

Für den Fall, dass sowohl die*der Direktor*in als auch die Stellvertretung verhindert sind, hat der Aufsichtsrat eine*n Bedienstete*n des Filminstituts zu bestimmen, die*der für die Dauer der Verhinderung die Geschäftsführung des Filminstituts übernimmt. Ist nur die* der Direktor*in oder nur die Stellvertretung verhindert, kommt dieser Person die Aufgabe zu, im Falle von der*dem Direktor*in gemeinsam mit deren*dessen Stellver­tretung zu treffenden Entscheidungen, die jeweils verhinderte Person zu ersetzen.

1 Bestellung

Zur Stellvertretung der*des Direktors*in können Mitarbeiter*innen des Filminstituts bestellt werden, die ausreichend über jene einschlägigen fachlichen Kenntnisse verfügen, die Voraussetzung für die ordnungs­gemäße Erfüllung der ihr*ihm gesetzlich zuge­wiesenen Aufgaben sind. Die Stellvertretung ist durch Dienstvertrag beim Filminstitut angestellt.

Der Bestellungsvorgang wird durch die*den Direktor*in eingeleitet, der die Mitar­beiter* innen des Filminstituts über die Interessentensuche zur Besetzung der Stell­vertretung und den weiteren Bestellungsvorgang informiert. Interessierte Mit­arbeiter­*innen können sodann binnen einer angemessenen Frist ein Motivations­schreiben samt Lebenslauf an den Aufsichtsratsvorsitzenden richten.

Die einlangenden Interessensbekundungen werden vom Aufsichtsrat geprüft. Der Aufsichtsrat hat die Möglichkeit, ein Hearing mit den Bewerber*innen durchzuführen, sofern dies für notwendig erachtet wird. Nach Anhörung des*der Direktor*in durch den Aufsichts­­­rat fasst der Aufsichtsrat einen Beschluss zur Besetzung der Stellvertretung und bestellt die ausgewählte Person damit. Wiederholte Bestellungen einer Person zur Stellvertretung sind zulässig.

Die Stellvertretung des*der Direktors*in erfolgt für die Dauer von höchstens fünf Jahren, wobei die Bestellungsperiode der Stellvertretung mit jener der*des Direktors*in verknüpft ist. Zu Beginn einer neuen Bestellungsperiode der*des Direktors*in ist sohin auch die Stellvertretung neu zu bestellen. Bis zur Bestellung einer neuen Stellvertretung führt die vorherige Stellvertretung ihre Funktion fort.

Neben dem Grundgehalt als Angestellte*r des Filminstituts gebührt der Stellvertretung für diese Tätigkeit eine darüberhinausgehende, monatliche Funktionszulage, deren Höhe vom Aufsichtsratsvorsitzenden gemeinsam mit der*dem Direktor*in festgelegt wird.

Die Bestellung als Stellvertretung kann vom Aufsichtsrat wider­rufen werden, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein solcher Grund ist insbesondere bei grober Pflichtverletzung und Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung gegeben.

2 Zuständigkeit
Die Stellvertretung ist für die im Filmförderungsgesetz genannten Angelegenheiten zuständig, nämlich

1. gemeinsam mit der*dem Direktor*in für die Durchführung der Förderung nach dem Standortprinzip (ÖFI+),
2. gemeinsam mit der*dem Direktor*in für die Durchführung der Förderung für die Verwertung und berufliche Weiterbildung,
3. die Stellvertretung der*des Direktors*in im Fall von deren*dessen Ver­hinderung in allen Angelegenheiten des Filminstituts entsprechend § 7 Abs 4 FFG, sowie
4. gemeinsam mit der*dem Direktor*in für die Prüfung des kulturellen Inhalts bei der Herstellungsförderung im Wege der Referenzfilm­förderung.

3 Erfordernisse
Die Stellvertretung hat ihre Aufgaben hauptberuflich mit der Sorgfalt einer*eines ordentlichen Unternehmers*in zu führen und darf nicht

1. gleichzeitig in der Filmwirtschaft ein Gewerbe betreiben und ein anderes Gewerbe nur mit Genehmigung des Aufsichtsrates betreiben,
2. in der Filmwirtschaft Geschäfte für eigene oder fremde Rechnung tätigen,
3. an einem Unternehmen als Gesellschafter*in beteiligt sein, das auf dem Gebiet der Filmwirtschaft tätig ist,
4. eine sonstige Tätigkeit ausüben, die geeignet ist, Misstrauen gegen ihre*seine Unparteilichkeit bei der Erfüllung ihrer*seiner Aufgaben zu erwecken,
5. einschlägige ehrenamtliche Tätigkeiten ohne Genehmigung des Aufsichtsrates ausüben.